L’architettura e i lavori di costruzione non rimangono all’interno dell’ufficio. I project manager, i designer, i team sul campo e i dirigenti spesso necessitano di accedere a disegni, proposte, contratti, foto e cartelle di progetto mentre viaggiano tra i cantieri, le riunioni con i clienti e le filiali.
Per molte aziende, la sfida non è se i file esistono. La sfida è se le persone giuste possono accedervi in modo sicuro ed efficiente quando sono lontane dalla rete aziendale.
Le VPN tradizionali erano una volta la risposta predefinita. Ma per i team che lavorano con file di progetto di grandi dimensioni, larghezza di banda limitata e siti di lavoro distribuiti, l’accesso VPN può rapidamente diventare lento, frustrante e difficile da gestire.
La Sfida dell’Accesso Remoto nell’Architettura e Costruzione
Un’azienda in crescita nel settore dell’architettura e delle costruzioni aveva bisogno di fornire al personale in viaggio un accesso sicuro alle condivisioni del file server senza creare complessità inutili per gli utenti o l’IT.
I dati del loro progetto erano già organizzati su server di file interni. Il team si affidava a strutture di cartelle familiari, permessi di Active Directory e flussi di lavoro consolidati. Spostare tutto su una nuova piattaforma avrebbe interrotto le operazioni e introdotto un rischio di migrazione non necessario.
Tuttavia, l’esperienza di accesso remoto esistente ha creato diversi problemi:
- Il personale sul campo aveva bisogno di accedere alle cartelle dei progetti mentre era fuori dall’ufficio.
- Le prestazioni della VPN erano incoerenti, soprattutto con connessioni Internet più deboli.
- I file di grandi dimensioni erano difficili da aprire e gestire da remoto.
- L’IT aveva bisogno di un controllo migliore su quali cartelle gli utenti potessero vedere e accedere.
- I requisiti di sicurezza hanno reso inadeguato l’uso di uno storage cloud in stile consumer.
- L’accesso offline era necessario per le cartelle selezionate quando l’accesso a Internet era inaffidabile.
L’azienda aveva bisogno di un modo migliore per fornire accesso simile al cloud ai dati del server di file esistente senza abbandonare la sicurezza e la struttura del suo ambiente attuale.
Perché la VPN non era sufficiente
Le VPN possono funzionare per la connettività remota di base, ma non sono sempre ideali per ambienti con accesso intensivo ai file. I team di architettura e costruzione spesso lavorano con file di grandi dimensioni, strutture di cartelle complesse e dati di progetto sensibili al tempo.
Quando gli utenti si connettono tramite una VPN, potrebbero riscontrare una navigazione lenta dei file, download ritardati, interruzioni della connessione o confusione su come accedere alle condivisioni corrette. Per i team IT, le VPN possono anche aumentare le richieste di supporto e l’esposizione alla sicurezza.
L’azienda desiderava un’esperienza più semplice: gli utenti dovrebbero poter accedere ai file da remoto in modo familiare, senza dover pensare a connessioni VPN, unità mappate o passaggi di configurazione complicati.
L’approccio Triofox
Triofox ha fornito una soluzione sicura per l’accesso remoto ai file che si collegava all’ambiente del server di file esistente dell’azienda, offrendo agli utenti un’esperienza di accesso più moderna.
Invece di forzare una migrazione completa al cloud, Triofox ha permesso all’azienda di mantenere i dati dove si trovavano, consentendo al contempo un accesso sicuro da posizioni remote e diversi dispositivi.
Capacità chiave incluse:
- Accesso ai file senza VPN per utenti remoti e in viaggio
- Integrazione con Active Directory per preservare le autorizzazioni esistenti
- Accesso in stile unità mappata per un’esperienza utente familiare
- Controllo delle cartelle offline in modo che i file selezionati possano rimanere disponibili senza accesso a Internet
- Controlli di visibilità delle cartelle in modo che gli utenti vedano solo i dati rilevanti per loro
- Supporto per l’autenticazione a più fattori per una sicurezza più forte
- Protezione ransomware per aiutare a proteggere i dati critici del progetto
- Accesso tra dispositivi, inclusa la compatibilità con dispositivi mobili per i team sul campo
Questo approccio ha aiutato l’azienda a modernizzare l’accesso remoto senza interrompere il modo in cui i dipendenti già lavoravano.
Rendere il lavoro a distanza più facile per i team sul campo
Per i team di architettura e costruzione, la comodità è importante. Una soluzione che richiede troppo addestramento o modifica i flussi di lavoro quotidiani può rallentare l’adozione.
Con Triofox, gli utenti possono accedere ai file dei progetti in un’esperienza familiare basata su cartelle, sia che si trovino in ufficio, a casa o in viaggio. Le cartelle selezionate possono essere rese disponibili offline, aiutando il personale a continuare a lavorare anche quando la connettività internet è debole o assente.
Questo era particolarmente prezioso per i dipendenti che si spostavano frequentemente tra cantieri e sedi dei clienti. Invece di aspettare fino al loro ritorno in ufficio o fare affidamento su un accesso VPN lento, potevano recuperare in modo sicuro i file di cui avevano bisogno quando e dove ne avevano bisogno.
Rafforzare la sicurezza senza rallentare la produttività
L’accesso remoto deve essere conveniente, ma deve anche essere sicuro. Le aziende di architettura e costruzione gestiscono spesso informazioni sensibili sui progetti, contratti, progetti, documenti finanziari e dati dei clienti.
Triofox ha aiutato a bilanciare l’usabilità con la sicurezza supportando i controlli di identità esistenti e aggiungendo funzionalità di protezione moderne. L’integrazione con Active Directory ha permesso all’azienda di mantenere i permessi utente esistenti, mentre l’autenticazione a più fattori ha contribuito a ridurre i rischi di accesso non autorizzato.
I controlli di visibilità delle cartelle hanno anche migliorato la sicurezza garantendo che gli utenti vedessero solo le cartelle a cui erano autorizzati ad accedere. Ciò ha semplificato l’esperienza per i dipendenti riducendo al contempo l’esposizione non necessaria di dati sensibili.
Miglior accesso ai progetti, migliore esecuzione dei progetti
Dopo aver adottato un approccio di accesso remoto ai file senza VPN, l’azienda ha migliorato il modo in cui i team accedevano e collaboravano sui dati dei progetti.
I benefici inclusi:
- Accesso più rapido alle cartelle dei progetti importanti
- Meno dipendenza da connessioni VPN lente o inaffidabili
- Produttività migliorata per il personale in viaggio e sul campo
- Miglior controllo sulla disponibilità dei file offline
- Riduzione delle interruzioni nei flussi di lavoro dei file server esistenti
- Protezione più forte contro le minacce alla sicurezza
- Un’esperienza utente più semplice su tutti i dispositivi
Rimuovendo le comuni barriere di accesso, l’azienda ha aiutato i suoi team a rimanere produttivi da più luoghi senza sacrificare la sicurezza o il controllo.
Un percorso pratico verso la trasformazione digitale
Per le aziende di architettura e costruzione, la trasformazione digitale non richiede sempre la sostituzione di ogni sistema esistente. A volte la strada migliore è modernizzare l’accesso ai sistemi che già funzionano.
Triofox aiuta le aziende a estendere i loro server di file esistenti con accesso remoto sicuro, cartelle offline, protezione ransomware e convenienza simile al cloud. Invece di costringere i team a un nuovo flusso di lavoro, migliora l’esperienza di accesso ai file che già conoscono.
Per le aziende che gestiscono grandi file di progetto, team distribuiti e lavoro sul campo, questa può essere la differenza tra un accesso remoto che rallenta l’attività e un accesso remoto che aiuta i progetti ad avanzare.
Conclusione
I team di architettura e costruzione hanno bisogno di un accesso sicuro e affidabile ai dati del progetto ovunque si svolga il lavoro. Le VPN spesso creano sfide di prestazioni e usabilità, specialmente per il personale che è frequentemente in viaggio o lavora dai cantieri.
Triofox offre alle aziende un modo migliore per fornire accesso remoto ai file combinando la sicurezza del controllo del server di file locale con la comodità dell’accesso in stile cloud. Con il controllo delle cartelle offline, la protezione dal ransomware, l’integrazione con Active Directory e un’esperienza utente familiare, Triofox aiuta i team di progetto a rimanere connessi, produttivi e protetti. Contattaci oggi per saperne di più.