Le consulenze di design che lavorano su musei, istituzioni culturali e progetti di patrimonio spesso riuniscono architetti, designer, ricercatori e team di progetto da tutto il mondo. Sebbene questa competenza internazionale rafforzi il processo creativo, può anche rendere l’accesso ai file e la collaborazione significativamente più complicati.
Per una società di consulenza globale in design museale e del patrimonio, gli strumenti tradizionali di accesso remoto stavano creando ritardi che influivano sul lavoro quotidiano. L’organizzazione aveva bisogno di un modo migliore per gestire grandi disegni CAD, PDF, file di progetto Autodesk e altri asset di design tra gli uffici in Europa, Nord America e Medio Oriente.
La sfida di gestire i file di design attraverso i continenti
La consulenza ha mantenuto dati di progetto importanti all’interno della sua infrastruttura on-premises esistente. I dipendenti che lavorano vicino ai server di file centrali potevano generalmente accedere ai file senza difficoltà, ma gli uffici remoti sperimentavano prestazioni più lente quando recuperavano dati su lunghe distanze.
Il team nordamericano, in particolare, ha affrontato problemi di latenza quando accedeva a file memorizzati in un altro continente. L’apertura, la modifica e il salvataggio di file di grandi dimensioni potevano richiedere più tempo del previsto, interrompendo i flussi di lavoro e rendendo la collaborazione meno efficiente.
L’organizzazione voleva anche ridurre la sua dipendenza dalle connessioni VPN. Sebbene una VPN fornisse l’accesso remoto alla rete aziendale, non garantiva sempre le prestazioni o l’esperienza utente necessarie per file di design grandi e complessi.
I suoi requisiti principali includevano:
- Sostituire l’accesso basato su VPN con un’esperienza di accesso ai file remota più semplice
- Migliorare le prestazioni per i dipendenti distribuiti a livello globale
- Supporto per il backup su cloud dei dati esistenti in sede
- Preservare i flussi di lavoro familiari del file server
- Gestione efficiente di file CAD, PDF e Autodesk di grandi dimensioni
- Fornire accesso affidabile sia agli utenti Windows che Mac
- Abilitare l’accesso mobile sicuro quando i dipendenti sono lontani dalle loro scrivanie
L’organizzazione aveva bisogno di più di una semplice piattaforma di condivisione file. Aveva bisogno di una soluzione progettata attorno alle realtà del lavoro di design professionale.
Perché la Condivisione di File Generica Non Era Sufficiente
Molte piattaforme di collaborazione cloud funzionano bene per i documenti d’ufficio standard. Tuttavia, le società di consulenza di design lavorano spesso con file molto più grandi, applicazioni specializzate, risorse di progetto collegate e flussi di lavoro che dipendono da lettere di unità e percorsi di file familiari.
Spostare ogni file in una diversa piattaforma di collaborazione potrebbe aver richiesto cambiamenti significativi all’infrastruttura dell’organizzazione e ai flussi di lavoro dei dipendenti. Potrebbe anche aver introdotto conflitti di sincronizzazione, problemi di compatibilità delle applicazioni e ulteriori requisiti di formazione.
La consulenza voleva modernizzare l’accesso remoto senza abbandonare l’ambiente del file server che i suoi dipendenti già comprendevano.
Estendere i server di file esistenti con Triofox
Triofox ha fornito un modo per estendere in modo sicuro l’infrastruttura del file server esistente della consulenza ai dipendenti remoti e alle filiali.
Invece di richiedere agli utenti di connettersi tramite una VPN tradizionale, Triofox ha abilitato l’accesso sicuro ai file condivisi attraverso un’esperienza di unità mappata familiare. I dipendenti potevano continuare a lavorare con i file tramite le loro normali applicazioni desktop, ottenendo al contempo la flessibilità dell’accesso remoto abilitato per il cloud.
Questo approccio ha permesso all’organizzazione di mantenere il controllo del proprio storage esistente rendendo i file di progetto più accessibili ai team in altre regioni.
Miglior supporto per flussi di lavoro CAD, PDF e Autodesk
Gestire file di design complessi era uno dei requisiti più importanti della consulenza.
I grandi disegni CAD e i file di progetto Autodesk possono essere difficili da gestire utilizzando piattaforme di sincronizzazione file convenzionali. Trasferimenti lenti, modifiche simultanee, sincronizzazione incompleta e conflitti di file possono interrompere i progetti e creare rischi inutili.
Le capacità di gestione dei file, sincronizzazione e blocco di Triofox hanno contribuito a fornire un ambiente più affidabile per questi carichi di lavoro impegnativi. I dipendenti potevano accedere ai file di cui avevano bisogno senza copiare manualmente le cartelle dei progetti tra i sistemi o aspettare che interi set di dati si sincronizzassero prima di iniziare a lavorare.
Questo era particolarmente prezioso per progetti che coinvolgono un gran numero di disegni, documenti di supporto, risorse visive e PDF tecnici.
Un’esperienza più coerente per gli utenti Mac
Il supporto multipiattaforma era un’altra considerazione importante. I team creativi e di design spesso includono una combinazione di utenti Windows e Mac, e le soluzioni per l’accesso remoto ai file non sempre offrono un’esperienza altrettanto efficace su entrambe le piattaforme.
Triofox ha aiutato a fornire agli utenti Mac un modo più pratico per accedere ai file di progetto condivisi mantenendo al contempo l’archiviazione centralizzata e il controllo organizzativo. Questo ha ridotto la necessità di processi separati o soluzioni alternative basate sul sistema operativo di un dipendente.
Fornendo un’esperienza più coerente tra dispositivi Windows e Mac, la consulenza potrebbe supportare la collaborazione senza costringere ogni dipendente a utilizzare lo stesso tipo di computer.
Accesso sicuro senza sacrificare l’usabilità
La sicurezza è rimasta essenziale perché la consulenza lavorava con materiali di progetto preziosi, disegni tecnici e informazioni sui clienti.
Triofox ha permesso all’organizzazione di fornire accesso remoto ai file senza esporre ampiamente i suoi server di file interni. I permessi centralizzati e i controlli di accesso esistenti potevano continuare a proteggere i dati, mentre connessioni sicure consentivano ai dipendenti autorizzati di lavorare da altri uffici o da località remote.
Allo stesso tempo, l’esperienza utente è rimasta familiare. I dipendenti non hanno dovuto imparare un sistema di gestione documentale completamente nuovo solo per aprire o salvare un file di progetto.
L’applicazione mobile ha anche fornito ai membri del team un modo conveniente per rivedere o accedere ai documenti quando erano lontani dalle loro postazioni di lavoro principali.
Migliorare la Collaborazione nei Progetti Globali
Con Triofox, la consulenza ha stabilito una connessione più efficiente tra la sua infrastruttura di file esistente e la sua forza lavoro internazionale. I principali vantaggi includevano:
- Ridotta dipendenza dalle connessioni VPN: I dipendenti potrebbero accedere in modo sicuro ai file condivisi senza connettersi alla rete aziendale tramite una VPN tradizionale.
- Accesso più veloce per uffici internazionali: I team remoti hanno ricevuto un’esperienza di accesso ai file più reattiva quando lavorano su lunghe distanze.
- Migliore supporto per file di design complessi: Disegni CAD, PDF, file Autodesk e altri asset di grandi progetti potrebbero essere gestiti in modo più efficiente.
- Flussi di lavoro migliorati per Windows e Mac: I dipendenti hanno ricevuto un’esperienza di accesso ai file più coerente indipendentemente dal loro sistema operativo.
- Accesso familiare tramite unità mappata: Gli utenti possono continuare a lavorare attraverso le interfacce familiari di esplorazione file e le applicazioni desktop esistenti.
- Sincronizzazione intelligente dei file: I file possono essere scaricati quando necessario senza richiedere ai dipendenti di sincronizzare in anticipo intere cartelle di progetto.
- Blocco dei file e prevenzione dei conflitti: I team possono collaborare in modo più sicuro riducendo il rischio che gli utenti sovrascrivano accidentalmente le modifiche degli altri.
- Accesso sicuro da desktop e mobile: I dipendenti autorizzati possono accedere ai documenti di progetto dall’ufficio, a casa o durante i viaggi.
- Conservazione delle autorizzazioni esistenti: L’organizzazione potrebbe continuare a utilizzare le autorizzazioni e i controlli di accesso del file server già stabiliti.
- Backup cloud e supporto alla continuità aziendale: I dati on-premises potrebbero essere meglio protetti rimanendo disponibili per i team distribuiti.
- Nessuna migrazione completa dello storage richiesta: La consulenza potrebbe modernizzare l’accesso remoto mantenendo la sua infrastruttura di file server esistente.
Insieme, questi vantaggi hanno ridotto i ritardi, minimizzato le soluzioni alternative per la condivisione dei file e aiutato i dipendenti a rimanere produttivi tra uffici, paesi e continenti.
Un modello pratico per le organizzazioni di design e patrimonio
Le organizzazioni di musei, patrimonio, architettura, ingegneria e design gestiscono frequentemente file di grandi dimensioni mentre coordinano dipendenti, appaltatori e partner di progetto in più sedi.
Per queste organizzazioni, una trasformazione cloud di successo non richiede sempre una migrazione completa dai server di file esistenti. Estendere l’archiviazione attuale con accesso sicuro e abilitato al cloud può fornire un percorso più pratico.
Combinando i flussi di lavoro familiari dei server di file con le moderne capacità di accesso remoto, Triofox aiuta i team distribuiti a lavorare insieme in modo più efficace senza compromettere il controllo, le prestazioni o la sicurezza.
Trasforma il modo in cui lavorano i tuoi team di progettazione
I file di design di grandi dimensioni non dovrebbero impedire ai team di collaborare tra uffici, paesi o continenti.
Triofox fornisce accesso remoto sicuro, sincronizzazione intelligente, blocco dei file, supporto multipiattaforma e collaborazione abilitata al cloud, consentendo alle organizzazioni di mantenere la loro infrastruttura di file server esistente.
Contattaci per scoprire come Triofox può aiutare la tua organizzazione a semplificare l’accesso remoto e migliorare la collaborazione su file di progetto complessi come CAD, PDF, Autodesk e altri.