博物館、文化機関、遺産プロジェクトに取り組むデザインコンサルタントは、しばしば世界中から建築家、デザイナー、研究者、プロジェクトチームを集めます。この国際的な専門知識は創造的なプロセスを強化しますが、ファイルアクセスとコラボレーションを大幅に複雑にすることもあります。
ある世界的な博物館および遺産デザインコンサルタント会社では、従来のリモートアクセスツールが日常業務に影響を与える遅延を引き起こしていました。この組織は、ヨーロッパ、北アメリカ、中東のオフィス間で大規模なCAD図面、PDF、Autodeskプロジェクトファイル、その他のデザイン資産を管理するためのより良い方法を必要としていました。
大陸を越えてデザインファイルを管理する課題
コンサルタント会社は、既存のオンプレミスインフラストラクチャ内に重要なプロジェクトデータを保持していました。中央のファイルサーバーの近くで働く従業員は通常、ファイルに問題なくアクセスできましたが、遠隔地のオフィスでは長距離でデータを取得する際にパフォーマンスが低下しました。
特に北米のチームは、他の大陸に保存されたファイルにアクセスする際に遅延に直面しました。大きなデザインファイルを開く、編集する、保存するのに予想以上に時間がかかり、ワークフローが中断され、コラボレーションが非効率的になりました。
組織はまた、VPN接続への依存を減らしたいと考えていました。VPNは企業ネットワークへのリモートアクセスを提供しましたが、大規模で複雑な設計ファイルに必要なパフォーマンスやユーザーエクスペリエンスを常に提供するわけではありませんでした。
その主な要件には以下が含まれていました：
- VPNベースのアクセスをよりシンプルなリモートファイルアクセス体験に置き換える
- 世界中に分散した従業員のパフォーマンス向上
- 既存のオンプレミスデータのクラウドバックアップをサポート
- 慣れ親しんだファイルサーバーのワークフローを維持
- 大きなCAD、PDF、Autodeskファイルを効率的に処理
- WindowsおよびMacユーザーに信頼できるアクセスを提供
- 従業員がデスクを離れているときに安全なモバイルアクセスを可能にする
その組織は基本的なファイル共有プラットフォーム以上のものを必要としていました。プロのデザイン作業の現実に基づいて設計されたソリューションが必要でした。
なぜ汎用ファイル共有では不十分だったのか
多くのクラウドコラボレーションプラットフォームは、標準的なオフィス文書には適しています。しかし、デザインコンサルタントは、はるかに大きなファイル、専門的なアプリケーション、リンクされたプロジェクトリソース、そして馴染みのあるドライブレターやファイルパスに依存するワークフローを頻繁に扱います。
すべてのファイルを別のコラボレーションプラットフォームに移動することは、組織のインフラストラクチャや従業員のワークフローに大きな変更を必要とする可能性がありました。また、同期の競合、アプリケーションの互換性の問題、追加のトレーニング要件を引き起こす可能性もありました。
そのコンサルタント会社は、従業員が既に理解しているファイルサーバー環境を放棄することなく、リモートアクセスを近代化したいと考えていました。
Triofoxを使用した既存のファイルサーバーの拡張
Triofox は、コンサルタント会社の既存のファイルサーバーインフラストラクチャをリモート従業員や支社に安全に拡張する方法を提供しました。
従来のVPNを介して接続する必要がある代わりに、Triofoxは共有ファイルへの安全なアクセスを、馴染みのあるマップドライブの体験を通じて可能にしました。従業員は通常のデスクトップアプリケーションを使用してファイル作業を続けながら、クラウド対応のリモートアクセスの柔軟性を得ることができました。
このアプローチにより、組織は既存のストレージを管理し続けながら、他の地域のチームがプロジェクトファイルにアクセスしやすくなりました。
CAD、PDF、Autodesk ワークフローのより良いサポート
複雑な設計ファイルの取り扱いは、コンサルタントの最も重要な要件の1つでした。
大規模なCAD図面やAutodeskプロジェクトファイルは、従来のファイル同期プラットフォームを使用して管理するのが難しい場合があります。転送の遅延、同時編集、不完全な同期、ファイルの競合がプロジェクトを妨げ、不要なリスクを生む可能性があります。
Triofox のファイル処理、同期、およびロック機能は、これらの要求の厳しいワークロードに対してより信頼性の高い環境を提供するのに役立ちました。従業員は、プロジェクトフォルダをシステム間で手動でコピーしたり、作業を開始する前にデータセット全体が同期されるのを待ったりすることなく、必要なファイルにアクセスできました。
これは特に、大量の図面、サポート文書、ビジュアル資産、技術的なPDFを含むプロジェクトにとって非常に価値がありました。
Macユーザーにとってより一貫した体験
クロスプラットフォームのサポートも重要な考慮事項でした。クリエイティブおよびデザインチームには、WindowsとMacのユーザーが混在していることが多く、リモートファイルアクセスソリューションは、両方のプラットフォームで同等に効果的な体験を提供するとは限りません。
Triofoxは、Macユーザーに共有プロジェクトファイルへのより実用的なアクセス方法を提供しながら、集中管理されたストレージと組織の管理を維持するのに役立ちました。これにより、従業員のオペレーティングシステムに基づく別々のプロセスや回避策の必要性が減少しました。
WindowsとMacデバイス全体でより一貫した体験を提供することにより、コンサルタントはすべての従業員に同じ種類のコンピュータを使用させることなく、コラボレーションを支援できました。
使いやすさを犠牲にしない安全なアクセス
コンサルタントは貴重なプロジェクト資料、技術図面、顧客情報を扱っていたため、セキュリティは依然として重要でした。
Triofoxは、組織が内部のファイルサーバーを広く公開することなく、リモートファイルアクセスを提供できるようにしました。集中管理された権限と既存のアクセス制御によりデータを保護し続けることができ、セキュアな接続を通じて、認可された従業員が他のオフィスやリモートの場所から作業できるようになりました。
同時に、ユーザーエクスペリエンスは馴染みのあるものでした。従業員は、プロジェクトファイルを開いたり保存したりするために、まったく新しいドキュメント管理システムを学ぶ必要はありませんでした。
モバイルアプリケーションは、チームメンバーが主要な作業場所から離れているときに、文書を確認またはアクセスする便利な方法も提供しました。
グローバルプロジェクトのコラボレーションの改善
Triofoxを使用することで、コンサルタント会社は既存のファイルインフラストラクチャと国際的な労働力との間により効率的な接続を確立しました。主な利点には以下が含まれます：
- VPN接続への依存を軽減: 従業員は従来のVPNを介して企業ネットワークに接続することなく、共有ファイルに安全にアクセスできます。
- 国際オフィスへのより迅速なアクセス: 遠隔チームは、長距離で作業する際により応答性の高いファイルアクセス体験を得ました。
- 複雑な設計ファイルのより良いサポート: CAD図面、PDF、Autodeskファイル、その他の大規模プロジェクト資産をより効率的に処理できます。
- WindowsとMacのワークフローの改善: 従業員は、オペレーティングシステムに関係なく、より一貫したファイルアクセス体験を得ました。
- 馴染みのあるマップドライブアクセス: ユーザーは、馴染みのあるファイルエクスプローラーインターフェースや既存のデスクトップアプリケーションを通じて作業を続けることができます。
- インテリジェントファイル同期: ファイルは必要に応じてダウンロードでき、従業員が事前にプロジェクトフォルダ全体を同期する必要がありません。
- ファイルロックと競合防止: チームは、ユーザーが互いの変更を誤って上書きするリスクを減らしながら、より安全にコラボレーションできます。
- 安全なデスクトップおよびモバイルアクセス: 認可された従業員は、オフィス、自宅、または旅行中にプロジェクト文書にアクセスできます。
- 既存の権限の保持: 組織は、確立されたファイルサーバーの権限とアクセス制御を引き続き使用できます。
- クラウドバックアップとビジネス継続性のサポート: オンプレミスのデータは、分散チームに対して利用可能な状態を保ちながら、より良く保護される可能性があります。
- 完全なストレージ移行は不要: コンサルタントは、既存のファイルサーバーインフラストラクチャを維持しながら、リモートアクセスを近代化することができます。
これらの利点により、遅延が減少し、ファイル共有の回避策が最小限に抑えられ、従業員はオフィス、国、そして大陸を越えて生産性を維持することができました。
デザインと遺産組織のための実践的モデル
博物館、遺産、建築、工学、デザインの組織は、複数の場所で従業員、請負業者、プロジェクトパートナーを調整しながら、大きなファイルを管理することがよくあります。
これらの組織にとって、成功するクラウド変革は必ずしも既存のファイルサーバーからの完全な移行を必要としません。現在のストレージを安全でクラウド対応のアクセスで拡張することが、より実用的な進路を提供することができます。
Triofoxは、従来のファイルサーバーワークフローと最新のリモートアクセス機能を組み合わせることで、分散チームが制御、パフォーマンス、セキュリティを損なうことなく、より効果的に協力できるようにします。
デザインチームの作業方法を変革する
大きなデザインファイルが、オフィス、国、または大陸を越えてチームの協力を妨げるべきではありません。
Triofoxは、安全なリモートアクセス、インテリジェントな同期、ファイルロック、クロスプラットフォームサポート、クラウド対応のコラボレーションを提供しながら、組織が既存のファイルサーバーインフラストラクチャを保持できるようにします。
お問い合わせして、Triofox が CAD、PDF、Autodesk、その他の複雑なプロジェクトファイルのリモートアクセスを簡素化し、コラボレーションを改善する方法を発見してください。