Arkkitehtuuri- ja rakennustyöt eivät pysy toimiston sisällä. Projektipäälliköt, suunnittelijat, kenttätiimit ja johtajat tarvitsevat usein pääsyn piirustuksiin, ehdotuksiin, sopimuksiin, valokuviin ja projektikansioihin matkustaessaan työmaiden, asiakastapaamisten ja sivukonttoreiden välillä.
Monille yrityksille haaste ei ole se, ovatko tiedostot olemassa. Haasteena on, voivatko oikeat henkilöt käyttää niitä turvallisesti ja tehokkaasti, kun he ovat poissa toimiston verkosta.
Perinteiset VPN:t olivat aiemmin oletusratkaisu. Mutta tiimeille, jotka työskentelevät suurten projektitiedostojen, rajallisen kaistanleveyden ja hajautettujen työmaiden kanssa, VPN-yhteys voi nopeasti muuttua hitaaksi, turhauttavaksi ja vaikeaksi hallita.
Etäkäyttöhaaste arkkitehtuurissa ja rakentamisessa
Kasvava arkkitehtuuri- ja rakennusalan yritys tarvitsi matkustaville työntekijöille turvallisen pääsyn tiedostopalvelimen jaettuihin kansioihin ilman, että käyttäjille tai IT:lle aiheutuu tarpeetonta monimutkaisuutta.
Heidän projektidatansa oli jo järjestetty sisäisille tiedostopalvelimille. Tiimi luotti tuttuihin kansiorakenteisiin, Active Directory -käyttöoikeuksiin ja vakiintuneisiin työnkulkuihin. Kaiken siirtäminen uudelle alustalle olisi häirinnyt toimintaa ja aiheuttanut tarpeetonta siirtoriskiä.
Kuitenkin olemassa oleva etäkäyttökokemus aiheutti useita ongelmia:
- Kenttähenkilöstön tarvitsi päästä käsiksi projektikansioihin ollessaan poissa toimistolta.
- VPN-suorituskyky oli epäjohdonmukainen, erityisesti heikommilla internetyhteyksillä.
- Suuria tiedostoja oli vaikea avata ja hallita etänä.
- IT tarvitsi paremman hallinnan siitä, mitkä kansiot käyttäjät voivat nähdä ja joihin heillä on pääsy.
- Turvallisuusvaatimukset tekivät kuluttajatyylisestä pilvitallennuksesta sopimattoman.
- Offline-käyttöä tarvittiin valituille kansioille, kun internet-yhteys oli epäluotettava.
Yritys tarvitsi paremman tavan tarjota pilvimäistä pääsyä olemassa oleviin tiedostopalvelimen tietoihin luopumatta nykyisen ympäristönsä turvallisuudesta ja rakenteesta.
Miksi VPN ei riittänyt
VPN:t voivat toimia perus etäyhteyksissä, mutta ne eivät aina ole ihanteellisia ympäristöissä, joissa tiedostojen käyttö on raskasta. Arkkitehtuuri- ja rakennustiimit työskentelevät usein suurten tiedostojen, monimutkaisten kansiorakenteiden ja aikakriittisten projektitietojen parissa.
Kun käyttäjät yhdistävät VPN:n kautta, he voivat kokea hidasta tiedostoselausta, viivästyneitä latauksia, yhteyden katkeamisia tai hämmennystä siitä, miten päästä oikeisiin jaettuihin kansioihin. IT-tiimeille VPN:t voivat myös lisätä tukipyyntöjä ja turvallisuusriskejä.
Yritys halusi yksinkertaisemman kokemuksen: käyttäjien tulisi voida käyttää tiedostoja etänä tutulla tavalla ilman, että heidän tarvitsee miettiä VPN-yhteyksiä, liitettyjä asemia tai monimutkaisia asennusvaiheita.
Triofox-lähestymistapa
Triofox tarjosi turvallisen etätiedostojen käyttöratkaisun, joka yhdistettiin yrityksen olemassa olevaan tiedostopalvelinympäristöön samalla kun käyttäjille annettiin nykyaikaisempi käyttökokemus.
Sen sijaan, että yritys olisi pakotettu täyteen pilvimigraatioon, Triofox antoi yritykselle mahdollisuuden pitää tietonsa siellä missä ne olivat, samalla mahdollistaen turvallisen pääsyn etäpaikoista ja eri laitteista.
Sisältää keskeiset kyvykkyydet:
- VPN-vapaa tiedostojen käyttö etä- ja matkustaville käyttäjille
- Integraatio Active Directoryn kanssa säilyttääksesi olemassa olevat käyttöoikeudet
- Kartoitettu asema -tyylinen pääsy tutun käyttäjäkokemuksen saamiseksi
- Offline-kansion hallinta jotta valitut tiedostot olisivat käytettävissä ilman internet-yhteyttä
- Kansion näkyvyyden hallinta jotta käyttäjät näkevät vain heille olennaiset tiedot
- Monivaiheisen todennuksen tuki vahvempaa turvallisuutta varten
- Kiristysohjelmasuojaus auttamaan kriittisten projektitietojen suojaamisessa
- Laitteiden välinen pääsy, mukaan lukien mobiililaitetuki kenttätiimeille
Tämä lähestymistapa auttoi yritystä modernisoimaan etäkäytön häiritsemättä työntekijöiden nykyisiä työskentelytapoja.
Tehdään etätyö helpommaksi kenttätiimeille
Arkkitehtuuri- ja rakennustiimeille mukavuus on tärkeää. Ratkaisu, joka vaatii liikaa koulutusta tai muuttaa päivittäisiä työnkulkuja, voi hidastaa käyttöönottoa.
Triofoxin avulla käyttäjät voivat käyttää projektitiedostoja tutussa kansiopohjaisessa ympäristössä, olipa he sitten toimistossa, kotona tai tien päällä. Valitut kansiot voidaan asettaa saataville offline-tilassa, mikä auttaa henkilökuntaa jatkamaan työskentelyä, vaikka internet-yhteys olisi heikko tai sitä ei olisi saatavilla.
Tämä oli erityisen arvokasta työntekijöille, jotka liikkuivat usein työmaiden ja asiakaspaikkojen välillä. Sen sijaan, että he olisivat odottaneet paluuta toimistoon tai luottaneet hitaaseen VPN-yhteyteen, he pystyivät turvallisesti hakemaan tarvitsemansa tiedostot silloin ja siellä, kun he niitä tarvitsivat.
Vahvistetaan turvallisuutta hidastamatta tuottavuutta
Etäkäytön on oltava kätevää, mutta sen on myös oltava turvallista. Arkkitehtuuri- ja rakennusalan yritykset hallinnoivat usein arkaluonteisia projektitietoja, sopimuksia, suunnitelmia, talousasiakirjoja ja asiakastietoja.
Triofox auttoi tasapainottamaan käytettävyyden ja turvallisuuden tukemalla olemassa olevia identiteettikontrolleja ja lisäämällä nykyaikaisia suojausominaisuuksia. Active Directory -integraatio mahdollisti yrityksen säilyttää olemassa olevat käyttäjäoikeudet, kun taas monivaiheinen todennus auttoi vähentämään luvattoman pääsyn riskejä.
Kansion näkyvyyden hallinta paransi myös turvallisuutta varmistamalla, että käyttäjät näkivät vain ne kansiot, joihin heillä oli pääsy. Tämä yksinkertaisti työntekijöiden kokemusta samalla kun vähensi tarpeetonta arkaluontoisten tietojen paljastumista.
Parempi projektin pääsy, parempi projektin toteutus
Omaksuttuaan VPN-vapaan etätiedostojen käyttömenetelmän, yritys paransi tapaa, jolla tiimit pääsivät käsiksi projektitietoihin ja tekivät yhteistyötä niiden parissa.
Sisältyvät edut:
- Nopeampi pääsy tärkeisiin projektikansioihin
- Vähemmän riippuvuutta hitaista tai epäluotettavista VPN-yhteyksistä
- Parantunut tuottavuus matkustaville ja kenttätyötä tekeville työntekijöille
- Parempi hallinta offline-tiedostojen saatavuudesta
- Vähentynyt häiriö olemassa oleviin tiedostopalvelimen työnkulkuihin
- Vahvempi suojaus tietoturvauhkia vastaan
- Yksinkertaisempi käyttäjäkokemus eri laitteilla
Poistamalla yleisiä pääsyesteitä yritys auttoi tiimejään pysymään tuottavina useammista sijainneista tinkimättä turvallisuudesta tai hallinnasta.
Käytännöllinen polku digitaaliseen muutokseen
Arkkitehtuuri- ja rakennusalan yrityksille digitaalinen transformaatio ei aina vaadi kaikkien olemassa olevien järjestelmien korvaamista. Joskus parempi ratkaisu on modernisoida pääsy jo toimiviin järjestelmiin.
Triofox auttaa yrityksiä laajentamaan olemassa olevia tiedostopalvelimiaan turvallisella etäkäytöllä, offline-kansioilla, kiristysohjelmasuojauksella ja pilvimäisellä mukavuudella. Sen sijaan, että pakotettaisiin tiimit uuteen työnkulkuun, se parantaa tiedostojen käyttöä, johon he ovat jo tottuneet.
Yrityksille, jotka hallinnoivat suuria projektitiedostoja, hajautettuja tiimejä ja kenttätyötä, tämä voi olla ero etäkäytön välillä, joka hidastaa liiketoimintaa, ja etäkäytön välillä, joka auttaa projekteja etenemään.
Johtopäätös
Arkkitehtuuri- ja rakennustiimit tarvitsevat turvallisen ja luotettavan pääsyn projektitietoihin missä tahansa työ tapahtuu. VPN:t aiheuttavat usein suorituskyky- ja käytettävyysongelmia, erityisesti henkilöstölle, joka on usein tien päällä tai työskentelee työmailla.
Triofox tarjoaa yrityksille paremman tavan tarjota etäkäyttöoikeus tiedostoihin yhdistämällä paikallisen tiedostopalvelimen hallinnan turvallisuuden pilvityylisen käytön mukavuuteen. Offline-kansiokontrollin, kiristysohjelmasuojauksen, Active Directory -integraation ja tutun käyttökokemuksen ansiosta Triofox auttaa projektitiimejä pysymään yhteydessä, tuottavina ja suojattuina. Ota yhteyttä tänään saadaksesi lisätietoja.