Organisationen, die Schulungs- und Compliance-Inhalte bereitstellen – insbesondere für die Regierung und regulierte Branchen – stoßen häufig auf eine frustrierende Realität: Das Speichern von Dokumenten in AWS ist unkompliziert, aber das sichere Teilen mit externen Benutzern ist es nicht.
Dies ist die Geschichte eines eLearning-Anbieters, der eine bessere Methode benötigte, um innerhalb seiner Plattform erstellte Dokumente zu verteilen – unter Beibehaltung von allem in AWS S3, Verbesserung der Sicherheitskontrollen und Vereinfachung des Zugriffs für Kunden.
Die Herausforderung: „Unsere Dateien sind in S3… aber sicheres Teilen ist immer noch schwierig“
Das Unternehmen nutzte bereits AWS S3 als Rückgrat für die Dokumentenspeicherung. Das fehlende Stück war nicht der Speicher – es war die sichere, benutzerfreundliche Bereitstellung.
Ihr vorheriger S3-basierter Sharing-Ansatz mangelte es an wichtigen Kontrollen und erzeugte fortlaufende Reibungspunkte:
- Begrenzte Freigabesicherheit (keine starken Kontrollen, um das Weiterleiten von Links zu verhindern)
- Keine polierte, kundenfreundliche Benutzeroberfläche für den Zugriff auf freigegebene Dokumente
- Schwerer zu verwaltende Zugriffsabläufe, zunehmende Unterstützungslast
- Sicherheitsanforderungen wachsen im Laufe der Zeit (Kunden erwarten mehr als einen einfachen Link)
Sie benötigten eine Lösung, die:
- Dokumente innerhalb von AWS S3 behalten
- Fügen Sie stärkere Freigabesicherheit hinzu
- Verbessern Sie das Kundenzugangserlebnis
- Unterstützen Sie reibungslose Abläufe für Kundenerfolgsteams
Was sie benötigten: stärkere Kontrollen, ohne AWS zu verlassen
Die Prioritäten des Teams waren klar: AWS als System of Record beibehalten und gleichzeitig moderne Schutzmaßnahmen für das Teilen einführen.
Die „Must-Have“-Liste umfasste:
- E-Mail-spezifisches Teilen (E-Mail-Sperre), um die Weiterleitung von Links zu verhindern
- Passwortschutz für sensible Dokumente
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für eine zusätzliche Sicherheitsebene
- Versionskontrolle, um Verwirrung zu verringern und Support-Probleme zu minimieren
- Eine einfache Methode für Kunden, um auf in S3 gespeicherte Dokumente zuzugreifen, ohne komplexe Schritte
Die Lösung: Triofox sicheres Teilen + S3-Integration
Triofox lieferte eine sichere Freigabeschicht über der bestehenden AWS-Umgebung des Unternehmens – Inhalte bleiben in S3, während Schutz und Benutzerfreundlichkeit verbessert wurden.
Wesentliche Fähigkeiten, die zum Anwendungsfall passen:
- Sicheres Link-Sharing, gebunden an die Identität des Empfängers (E-Mail-basierte Einschränkungen)
- Passwortgeschützte Links für externe Zugriffsszenarien
- Optionale 2FA-Durchsetzung zur Erfüllung höherer Sicherheitserwartungen
- Besseres Kundenerlebnis durch einen intuitiveren Zugriffsworkflow
- AWS-konforme Architektur, sodass die Daten unter der Kontrolle der Organisation bleiben
Anstatt die Art und Weise zu erneuern, wie sie Dokumente speichern, hat das Unternehmen aufgewertet, wie Dokumente geteilt werden – ohne dabei Governance oder Bequemlichkeit zu opfern.
Das Ergebnis: verbesserte Sicherheit und reibungslosere Abläufe
Während der Testphase berichteten interne Teams – insbesondere das Kundenerfolgsteam – sofort von Vorteilen:
- Weniger Reibung beim Bereitstellen von Dokumentenzugriff für Kunden
- Mehr Vertrauen darauf, dass sensible Inhalte nicht einfach weitergeleitet wurden
- Ein klareres, professionelleres Erlebnis für Endbenutzer
- Stärkere Ausrichtung auf Sicherheitserwartungen in Arbeitsabläufen, die der Regierung nahestehen
Am wichtigsten war, dass die Organisation die Dokumentensicherheit verbessern konnte, ohne ihre AWS-First-Strategie zu stören.
Warum das über eLearning hinaus wichtig ist
Obwohl diese Geschichte aus einem E-Learning-Kontext stammt, ist die Lehre allgemein anwendbar:
Wenn Ihre Organisation S3 für die Speicherung verwendet, benötigen Sie dennoch eine sichere Freigabe- und Zugriffsebene, die unterstützt:
- Externe Zusammenarbeit
- Identitätsbewusste Freigabekontrollen
- Auditfreundliche Arbeitsabläufe
- Ein konsistentes Benutzererlebnis, das keine Support-Tickets generiert
Abschließender Gedanke: sicheres Teilen sollte einfach sein
Sicherheit sollte Benutzer nicht zu komplizierten Arbeitsabläufen zwingen. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn Organisationen strenge Kontrollen durchsetzen können – Zugriff per E-Mail, Passwortschutz, Zwei-Faktor-Authentifizierung – und gleichzeitig die Zustellung von Dokumenten intuitiv gestalten.
Wenn Ihre Teams auf einfache Links angewiesen sind, um sensible Dateien zu teilen, die in AWS gespeichert sind, könnte es an der Zeit sein, das Teilen moderner zu gestalten, ohne Ihre Daten zu verschieben.
Aufruf zum Handeln:
Wenn Sie Dokumente von AWS S3 teilen und stärkere Kontrollen benötigen (Freigabe gesperrt durch E-Mail, Passwortschutz und 2FA), kann Triofox Ihnen helfen, den Zugriff zu sichern, während Ihre Dateien in Ihrer AWS-Umgebung bleiben.